Hur arbetar man med en underhållsplan?

En underhållsplan är egentligen aldrig ”klar”. När planen är framtagen påbörjas ett kontinuerligt arbete framåt med denna. Det är viktigt att förstå att det egentligen inte är underhållsplanen man arbetar primärt med, utan med fastighetsförvaltningens arbete.  Underhållsplanen är det verktyg som möjliggör välplanerad och kostnadseffektiv fastighetsförvaltning. Uppdateringen av underhållsplanen ska alltså inte ses som något merarbete som ligger utanför det egentliga förvaltningsarbetet.

En underhållsplan från Sveriges Fastighetskonsult

En underhållsplan från Sveriges Fastighetskonsult är enkel och tydlig för att göra det självklart för användaren vad som behöver göras. Du får bilder av din egna fastighet med beskrivningar i klartext om vad som behöver göras och varför. Besiktningsmans prioritet vid utformning av underhållsplan är att göra den så användarvänlig som möjligt så att man lätt kan arbeta utifrån planen. Planen levereras digitalt i pdf-format tillsammans med applikationen Planara där både nybörjare och de allra mest erfarna specialisterna kan underhållsplanera, enkelt och smidigt.

Arbeta med fond för yttre underhåll efter årlig underhållskostnad

Underhållsplanen hjälper dig att uppskatta ungefärlig snittkostnad för underhåll ett år framöver. Denna siffra bör sedan jämföras med föreningens aktuella avsättning till underhållsfonden. I många fall är denna alldeles för låg. Om du vill veta mer om hur mycket denna bör höjas, hur du kan tänka kring finansieringen eller vad en underhållsfond egentligen är så kan du läsa mer här i artikeln om underhållsfond för underhållsplan.

Underhållsplanen bör hållas aktuell och uppdaterad

Varje gång en underhållsåtgärd har gjorts så bör underhållsplanen uppdateras. Året då åtgärden för underhåll genomförts noteras ned i planen, även året då åtgärden beräknas göras nästa gång. Efter åtgärden har man siffror på vad underhållet faktiskt kostade så då är det lämpligt att justera den uppskattade kostnad som är angiven i planen inför nästa gång åtgärden ska utföras.

Planera för åtgärder de kommande åren

Det kan vara bra att se över, enligt underhållsplanen, vilka åtgärder som kommer bli aktuella de närmsta åren. Kan dessa åtgärder planeras och utföras samtidigt i ett projekt? Om detta går att göra så kan det både vara kostnadseffektivt och minska besvär för medlemmarna i brf.

Har ni större underhållsåtgärder på gång så se till att planera dessa i tid, senast året innan. Att vara sent ute kan bli dyrare och svårare att ha tag i rätt kompetens då de flesta redan kan vara bokade. För dessa större och kostsamma åtgärder är det inte fel att ta hjälp av en byggprojektledare som hjälper er genom hela processen, från planering och upphandling till genomförande och kvalitetssäkring.

Ha en kontinuerlig, god överblick och var flexibel

Det kan vara bra att ha en god, årlig översyn av din fastighet om det är så att åtgärder behöver omprioriteras. Om det var många år sedan bedömningar kring underhållsåtgärder gjordes kan mycket ha hänt under tiden. En ny statusbesiktning kan visa att vissa behov har ändrats sedan sista översyn gjordes. Därför bör detta prioriteras. Sedan bör också en grundligare besiktning göras med 5-7 års mellanrum, gärna av en sakkunnig besiktningsman som kan stämma av fastighetens skick mot åtgärderna i underhållsplanen.

Uppdatera kostnadsuppskattningarna

Med inflation och prisutveckling behöver kostnadsuppskattningarna för underhållsåtgärder uppdateras. En åtgärd som planerades in för många år sedan kommer med säkerhet kosta mer nu än vad som angavs vid det tillfället vilket också gör att man bör justera avsättningen till underhållsfonden.

Det finns hjälp med detta!

Med Sveriges Fastighetsbesiktnings underhållsplan får man tillgång till webbapplikationen Planara som är en användarvänlig lösning för webbaserad underhållsplanering. Planara gör att er styrelse kan arbeta med underhållsplanen vart ni än befinner er, så länge ni har internetuppkoppling. Genom Planara kan styrelsen utföra egna ändringar i underhållsplanen såsom revideringar och uppdateringar. Normalt lagras den ursprungliga underhållsplanen i sitt grundutförande, ja om något skulle gå fel.

Med hjälp av Planara kan ni:

• Ladda ned underhållsplanen som digitalt läsbar datorfil (pdf).
• Ladda ned enbart underhållsplanens underhållsprogram i kronologisk ordning, vari samtliga angivna underhållsåtgärder framgår i årlig turordning (pdf).
• Se över och ändra inplanerade underhållsåtgärder.
• Ändra angivna underhållsåtgärders omfattning, kostnader och åtgärdsår mm.
• Redigera underhållsplanens besiktningsrapport.
• Tillägga underhållshistorik efter att föreningen har utfört underhållsåtgärder.
• Förändra ekonomiska värden för att kunna se olika avsättningsbehov mm.

Har ni andra frågor kan ni kontakta oss på Sveriges Fastighetskonsult.