Hur gör man en underhållsplan? En 5-stegs guide 2021

Hur gör man en underhållsplan

Först och främst bör en underhållsplan brf tas fram av en kunnig besiktningsman och vara så korrekt och utförlig som möjligt för att säkerställa god kvalitet. En underhållsplan är ett styrdokument och är denna inte skickligt utformad kan det orsaka problem beroende på hur den är utformad.

Sverigesfastighetskonsult underhållsplaner utförs av SBR (Svenska Byggingenjörers Riksförbund) godkänd byggingenjör med gedigen branscherfarenhet, specialiserad i underhållsplanering för flerbostadshus & kommersiella byggnader.

När man utformar en bra underhållsplan är målet att innebörden ska vara tydlig och lätt att förstå för alla som läser den. Avancerad kunskap om teknisk förvaltning finns i de flesta fall inte inom föreningen. Är planen då skriven på fackspråk med krångliga termer löper det risk för att den blir för svår att tolka vilket gör att föreningen kan få svårt att agera utifrån planens olika delar.

Hur långt fram i tiden bör en underhållsplan gälla?

Planen omfattar en på förhand utvald period, normalt 10, 20 eller 30 år framåt i tiden. För befintlig byggnation rekommenderas en plan som omfattar 10 eller 20 år. I regel gäller att ju längre tid underhållsplanen överblickar, desto större kontroll får man över framtida underhållskostnader. 

Säkerställer god ekonomisk och teknisk drift 

I samband med ekonomisk förvaltning är planen ett mycket viktigt underlag vid framställande av såväl årlig budget som flerårsbudget. Planen möjliggör bl.a. för jämnare avgiftsutveckling och är en förutsättning för att föreningen ska kunna undvika större ekonomiska överraskningar. Utförande av planerade åtgärder istället för kostsamma akuta insatser lönar sig.

Genom att ha budgeterat för underhållet kan man undvika att ta lån eller höja avgifterna för de boende för att kunna bekosta underhållet. En välgjord underhållsplan minskar dessutom oftast behovet av akuta reparationer vilket leder till lägre kostnader för bostadsrättsföreningen.

Vad omfattar underhållsplanen?

Planen omfattar normalt hela fastigheten såsom byggnader, mark och installationer. Underhållsplanen berör således underhåll av exempelvis byggnadsdelar, teknikdelar och installationer såsom; utvändiga och allmänna delar exempelvis tak, fasader och fönster. Inre utrymmen exempelvis grundläggning källare, garage, tvättstuga och vind. Installations- och driftutrymmen såsom installationer för värme, vatten, avlopp, el och hiss etc.

Underhållsplaner utförs normalt enligt nedanstående projektsteg:

Hur gör man en underhållsplan?

Steg 1 – Förstudie

Det första steget är att inventera fastigheter som ska ingå i underhållsplanen. Planen upprättas utifrån den enskilda fastighetens förutsättningar såsom; fastighetens ålder, konstruktion, material, utformning och standard.

Steg 2 – Insamling av information

Parallellt med bokning av tid för fastighetsbesiktning inhämtas för planens upprättande erforderliga underlag såsom ritningar, besiktningsprotokoll, årsredovisningar, inventarielistor och övriga förteckningar.

Steg 3 – Fastighetsbesiktning

Uppdraget fortgår med besiktning av föreningens fastigheter, företrädesvis i sällskap av representant(er) från bostadsrättsföreningens styrelse. Underhållsplaneraren blir således runtvisad kan även intervjua styrelsens representant(er) för att få maximalt informationsunderlag inför upprättandet av underhållsplanen. Efter denne rundvandring vidtar normalt Underhållsplaneraren detaljbesiktning, varvid denne i detalj inventerar utrymmen och byggnadsdelar, utför  besiktning, mätning samt fotografering. Arbetet kräver kunskap om exempelvis byggnadsdelar, teknikdelar och installationer såsom; utvändiga och allmänna delar exempelvis tak, fasader och fönster. Inre utrymmen exempelvis grundläggning källare, vind och garage. Installations- och driftutrymmen innehållande bl.a. installationer för värme, vatten, avlopp och el etc. jämte övriga beståndsdelar i fastigheter.

Steg 4 – Sammanställning

Besiktningsprotokoll, insamlad data och övriga inhämtade förteckningar förs in i ett särskilt fastighetsprogram därvid informationen noteras, kalkyleras och bedöms för att sedan skapa underhållsplanen som beskriver periodens upptagna underhållsåtgärder i omfattning, kostnad och tid för utförande. Färdig underhållsplan framställer ekonomiska nyckeltal nödvändiga för att vid exempelvis årlig budgetering eller vid flerårsbudgetering kunna skapa rätt avsättningsnivå gällande avsättning av medel till fond för yttre underhåll, samt besiktningsutlåtanden efter utförd besiktning, jämte gällande underhållsprogram kopplat till planens ekonomiska nyckeltal, inkluderande enskilda kostnader för underhållsåtgärder i planen. Att göra korrekta bedömningar kräver kunskap om bl.a. byggdelar, intervaller och gällande priser, varför underhållsplaner bör utföras av utbildad och sakkunnig med tillämplig erfarenhet och därtill kunskap om inventering och kalkylering av förekommande byggbeståndsdelar i en fastighet.

Steg 5 – Att arbeta med underhållsplanen

Det rekommenderas att underhållsplanen används aktivt av bostadsrättsföreningens styrelse och att planen uppdateras efter behov. Att planen uppdateras kan vara betydande av den orsaken att fastigheters tekniska status och ekonomiska faktorer kan förändras framöver. Gällande utförande av underhållsåtgärder är det inte alltid möjligt att kunna finansiera aktuella underhållsåtgärder med egna medel, varför bostadsrättsföreningen rekommenderas att fortast möjligt synkronisera underhållsplanen med rådande ekonomisk och teknisk förvaltning och därtill underlätta vid val av finansstrategier.

Att arbeta med en underhållsplan

En bra underhållsplan är utförd av utbildad och sakkunnig expert. Vill ni ställa frågor eller önskar offert för underhållsplan från professionella underhållsplanerare fyll i kontaktformuläret på sidan så återkommer godkända företag till er inom kort. Vi finns i Stockholm, Göteborg och Malmö och jobbar rikstäckande.